Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych Personal Electronics sp. z o.o. | Wersja 2026 r.
Niniejsza polityka wyjaśnia, jak Personal Electronics sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku ze współpracą hurtową B2B, w szczególności przy przyjmowaniu zapytań, przygotowywaniu ofert, zawieraniu i wykonywaniu umów, rozliczeniach, dostawach oraz obsłudze reklamacji. Stanowi informację przewidzianą w art. 13 i 14 RODO. Zapoznanie się z polityką nie oznacza udzielenia zgody na marketing.1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Personal Electronics spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Tadeusza Romanowicza 11, 30-702 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000606721, NIP 6832089203, REGON 363939279, dalej: „Spółka” lub „Administrator”. W sprawach danych osobowych i realizacji praw można kontaktować się listownie pod powyższym adresem lub e-mailem: office@personalelectronics.pl, z dopiskiem „Dane osobowe”.2. Kogo dotyczy polityka
Polityka dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wspólników spółek cywilnych oraz reprezentantów, pełnomocników, pracowników i innych osób kontaktowych obecnych i potencjalnych klientów hurtowych. Obejmuje także osoby upoważnione do odbioru towaru i osoby wskazane do kontaktu przy rozliczeniach, dostawach lub reklamacjach. RODO chroni dane osób fizycznych. Dane dotyczące wyłącznie osoby prawnej nie są danymi osobowymi; ochronie podlegają jednak informacje identyfikujące jej przedstawicieli i pracowników, w tym imienne służbowe adresy e-mail i numery telefonów.3. Zakres i źródła danych
Zależnie od sprawy przetwarzamy imię i nazwisko, firmę przedsiębiorcy, NIP i inne identyfikatory wymagane dla transakcji, stanowisko i zakres umocowania, adres prowadzenia działalności, adres do faktury, korespondencji i dostawy, adres e-mail, numer telefonu, dane rachunku i płatności oraz treść korespondencji i historię zamówień, rozliczeń, dostaw oraz reklamacji. Dokumentacja może zawierać podpisy, dane osób odbierających przesyłkę, numery zamówień, dowodów dostawy, numery seryjne lub IMEI urządzeń, jeżeli są powiązane z osobą fizyczną i potrzebne do obsługi transakcji. Nie wymagamy rutynowo kopii dowodu osobistego ani numeru PESEL. Ewentualna dodatkowa weryfikacja tożsamości jest ograniczana do danych niezbędnych i uzasadnionych w konkretnej sprawie. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa, od klienta, którego Państwo reprezentują, od osób upoważnionych przez klienta, a także z dokumentów zamówienia, płatności i dostawy. W celu sprawdzenia kontrahenta korzystamy również z jawnych źródeł, takich jak CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT i VIES. W ten sposób możemy pozyskać dane identyfikacyjne, zawodowe, rejestrowe i dotyczące reprezentacji. Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, informacji o wyrokach i naruszeniach prawa ani danych klientów końcowych, jeżeli nie są niezbędne do rozpatrzenia sprawy. Polityka nie obejmuje odrębnej usługi przetwarzania zawartości urządzeń w imieniu klienta; jeżeli taka usługa zostanie uzgodniona, jej zasady wymagają osobnego ustalenia, w tym umowy powierzenia, gdy jest ona wymagana.4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Zapytania, oferty i umowy z osobą fizyczną. Jeżeli są Państwo stroną umowy jako przedsiębiorca będący osobą fizyczną, dane niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, podjęcia działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie oraz zawarcia i wykonania umowy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obejmuje to obsługę zamówienia, płatności, dostawy i wykonanie obowiązków umownych. Kontakt z reprezentantami i pracownikami klienta. Dane osób, które nie są stroną umowy, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest nawiązanie i prowadzenie współpracy z reprezentowanym klientem, sprawna komunikacja, potwierdzenie upoważnień, doręczenie towaru i obsługa rozliczeń. Obowiązki prawne. Dane niezbędne do prowadzenia ksiąg, wystawiania i przechowywania faktur, obsługi KSeF, rozliczeń podatkowych, dokumentowania dostaw krajowych i zagranicznych oraz realizacji obowiązków wobec uprawnionych organów przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obowiązki te wynikają w szczególności z ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej, a przy transakcjach objętych odprawą także z przepisów celnych. Reklamacje i roszczenia. Dane przetwarzamy w zakresie niezbędnym do wykonania umowy z osobą fizyczną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonania obowiązków ustawowych na podstawie lit. c, a do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz kontaktu z osobami reprezentującymi klienta — na podstawie lit. f. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw Spółki i wyjaśnianie zgłoszeń. Bezpieczeństwo współpracy. Sprawdzanie danych rejestrowych i umocowania, wyjaśnianie podejrzanych zamówień lub zmian rachunków, przeciwdziałanie nadużyciom oraz zabezpieczanie dokumentacji opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem Spółki jest ochrona przed podszywaniem się pod kontrahentów, nieuprawnionym dostępem i stratami finansowymi. Zakres weryfikacji dostosowujemy do ryzyka i niezbędności danych. Marketing własnej oferty. Dane osobowe do marketingu własnych produktów i usług przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie zasadności i z poszanowaniem prawa sprzeciwu, albo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dany proces opieramy na zgodzie. Zgoda na korzystanie z określonego kanału komunikacji jest odrębnym wymaganiem opisanym w punkcie 5. Obsługa praw i rozliczalność. Dane potrzebne do rozpatrzenia żądania wynikającego z RODO przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Niezbędne dowody udzielonych zgód, ich wycofania i zgłoszonych sprzeciwów zachowujemy w celu wykazania zgodności z prawem oraz ochrony przed roszczeniami, stosownie do art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO.5. Odbiorcy danych
Dane udostępniamy wyłącznie w niezbędnym zakresie osobom upoważnionym w Spółce oraz podmiotom obsługującym daną sprawę: dostawcom systemów informatycznych, poczty, hostingu i archiwizacji; podmiotom obsługi księgowej, prawnej i audytowej; bankom i operatorom płatności; przewoźnikom, kurierom, operatorom pocztowym, spedytorom, magazynom i agencjom celnym. Jeżeli zgłoszenie reklamacyjne tego wymaga, odbiorcami mogą być właściwi producenci, dystrybutorzy lub serwisy. Dane mogą otrzymać sądy, organy podatkowe, celne i inne uprawnione organy, w tym w związku z obsługą faktur w KSeF, jeżeli wynika to z przepisów. Gdy jest to konieczne do dochodzenia roszczeń, dane mogą być przekazane profesjonalnym pełnomocnikom i podmiotom prowadzącym windykację. Nie udostępniamy danych każdej wymienionej kategorii odbiorców przy każdej transakcji. Dostawcy działający w naszym imieniu przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia. Podmioty samodzielnie ustalające cele i sposoby przetwarzania, np. banki i uprawnione organy, działają jako odrębni administratorzy. Operatorzy komunikatorów mogą przetwarzać dane również do własnych celów określonych w ich zasadach prywatności.6. Przekazywanie danych poza EOG
Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy podstawę przewidzianą w rozdziale V RODO: odpowiednią decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą wystarczający stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne wraz z oceną transferu i dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Wyjątki z art. 49 RODO mogą być stosowane tylko po spełnieniu ich warunków, a nie jako ogólna podstawa rutynowej obsługi.7. Okresy przechowywania
Dane dotyczące współpracy i zamówień przechowujemy przez okres ich obsługi, a następnie wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu właściwych terminów przedawnienia. Uwzględniamy rodzaj roszczenia oraz zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia; nie przechowujemy automatycznie całej dokumentacji przez najdłuższy możliwy okres. Dokumentację księgową przechowujemy przez okres wymagany ustawą o rachunkowości, co do zasady co najmniej 5 lat, liczonych według zasad właściwych dla danej kategorii dokumentów. Dokumentację podatkową przechowujemy do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przedłużenia tego okresu. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. W zakresie tego ustawowego przechowywania Spółka nie może samodzielnie usunąć faktury z systemu. Przechowywanie dokumentów poza KSeF ustalamy odrębnie, odpowiednio do obowiązków i celu przetwarzania. Zapytania, które nie doprowadziły do współpracy, przechowujemy przez czas ich obsługi oraz nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, chyba że dłuższe przechowanie jest niezbędne do konkretnego sporu lub obowiązku prawnego. Dane kontaktowe osoby reprezentującej klienta aktualizujemy i ograniczamy, gdy dowiemy się o zmianie jej roli; historyczne dane mogą pozostać w dokumentacji transakcji w wymaganym zakresie. Dane wykorzystywane do marketingu przetwarzamy do skutecznego sprzeciwu, wycofania zgody, gdy jest podstawą przetwarzania, albo wcześniejszego ustania celu. Niezbędne dowody zgód i rezygnacji oraz minimalna lista wyłączeń mogą być przechowywane dłużej, wyłącznie w celu wykazania zgodności i zapobiegania ponownemu niechcianemu kontaktowi. Nie wykorzystujemy tej listy do marketingu.8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Dane oznaczone jako niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy mają charakter wymogu umownego; ich brak może uniemożliwić przygotowanie oferty, realizację zamówienia, rozliczenie lub dostawę. Obowiązek podania określonych danych do dokumentów podatkowych i księgowych może wynikać z prawa. Dane dodatkowe i zgody marketingowe są dobrowolne i nie warunkują zakupu towarów.9. Prawa osób których dane dotyczą
W granicach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych dostarczonych Administratorowi, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie do każdego procesu, np. żądanie usunięcia nie uchyla obowiązku przechowywania faktur. Jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mogą Państwo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Wówczas ocenimy, czy istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania lub podstawy związane z roszczeniami. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga uzasadnienia i jest bezwzględnie skuteczny w zakresie tego marketingu, także związanego z nim profilowania. Zgodę na przetwarzanie danych można wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje o sposobie jej wniesienia są dostępne na uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt ze Spółką nie jest warunkiem złożenia skargi. Żądania można składać kanałami wskazanymi w punkcie 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach dopuszczonych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym wraz z przyczyną poinformujemy w pierwszym miesiącu. Jeżeli powstaną uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, poprosimy tylko o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.10. Automatyczne decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają w rozumieniu art. 22 RODO. Decyzje dotyczące warunków współpracy wymagające oceny indywidualnej są podejmowane z rzeczywistym udziałem upoważnionej osoby.11. Bezpieczeństwo i aktualizacja informacji
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka oraz charakteru danych, zgodnie z art. 24 i 32 RODO. Obejmują one zarządzanie uprawnieniami i poufnością, zabezpieczenie systemów i dokumentacji oraz procedury reagowania na naruszenia. Zakres zabezpieczeń podlega ocenie i aktualizacji; żaden kanał komunikacji nie daje bezwzględnej gwarancji bezpieczeństwa. Jeżeli uzyskaliśmy dane od klienta lub z innego źródła, przekazujemy tę informację w terminach wynikających z art. 14 RODO: w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca, a gdy wcześniej kontaktujemy się z Państwem lub ujawniamy dane innemu odbiorcy — odpowiednio najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek. Samo zamieszczenie polityki na stronie nie zastępuje skutecznego przekazania wymaganej informacji. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, procesów lub dostawców. Data wersji pozwala ustalić aktualność treści. Jeżeli zmiana wymaga przekazania dodatkowej informacji lub uzyskania zgody, wykonamy te obowiązki przed rozpoczęciem właściwego przetwarzania. Polityka nie zastępuje odrębnej informacji o plikach cookies, monitoringu, nagrywaniu rozmów ani umowy powierzenia danych, gdy takie procesy występują.
